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Fiche 18 – Comment définir le projet des lieux d’accueil ?

Ce qu’il faut savoir

Définir clairement son projet en partenariat est la toute première étape pour construire ou rénover son Office de tourisme.

Quelques éléments clefs

Etape 1 : Préciser les fonctions et les services rendus pour chaque type de clients et pour le personnel

Lieu de travail, lieu d’accueil et d’information pour les touristes, les professionnels et les habitants, L’Office de tourisme va rendre un ensemble de services à des usagers ayant des besoins totalement différents.

La première étape de tout projet commence par une analyse des besoins des clients et du personnel. Il se poursuit par une définition et une hiérarchisation des services que l’on a choisi de mettre en place dans l’Office. 

Etape 2 : Définir la localisation

La deuxième étape consiste à identifier les possibilités de localisation de l’Office de tourisme :

  • La localisation est souvent sous-estimée : il faut prendre en compte les possibilités de stationnement 2 ou 4 roues, la situation des transports en commun, les pôles générateurs de flux touristiques, les modes de transport doux. Il faut également se poser des questions comme : doit-on optimiser les personnes en voiture ou les personnes à pied ? Doit-on considérer l’intérêt d’un dépose minute,… A ce stade, il est important de valider techniquement la localisation choisie par :
  • Un diagnostic préalable du bâti si une rénovation doit être faite ;
  • La définition des contraintes d’aménagement, mais aussi des contraintes architecturales, techniques et règlementaires.

Etape 3: Définir les espaces

Une fois défini le  positionnement, la stratégie et les fonctions de l’Office de tourisme, il faut apprécier les espaces et les équipements nécessaires à leur mise en œuvre.

Espaces

Fonctions

Aménagements

Les extérieurs

 

  • Visualiser
  • Interpeler
  • Donner envie
  • Informer
  • Attendre, se retrouver
  • Se garer
    (2 ou 4 roues)
  • Signalétique
  • Prise en compte des transports doux (vélo,…)
  • Stationnement
  • Façade et abords directs (cheminements, etc.)

Le ou les espaces d’accueil

  • Accueillir
  • Echanger
  • Initier, interpeler
  • Se renseigner
  • Proposer un espace d’attente, de repos et d’échange

 

  • Espace convivial d’échange, chaleureux, confortable (confort visuel, thermique et phonique), ouvert, propice aux échanges et accessibles à tous
  • Espaces de consultation (documentation papier, borne Internet…)
  • Espace jeux pour les enfants
  • Espace animation, exposition
  • Espace de conférence
  • Espace boutique
  • Espace pour les groupes

L’espace bureau

  • Se réunir
  • S’isoler
  • Gérer
  • Coordonner
  • Espaces de bureau avec des conditions confortables (confort phonique, visuel et thermique, bureaux indépendants)
  • Salle de réunion pour l’équipe
  • Salle de rangement pour  stocker la documentation et les archives
  • Salle conviviale ou espace pour le personnel
  • Les circulations et les sanitaires
  • Espace technique (chauffage ventilation)

Cette phase doit se conclure par la construction d’un tableau espace/ fonctions et services/surfaces nécessaires/besoins en équipement.

Etape 4 : Définir vos objectifs

Quels objectifs vous fixez-vous en matière de :

  • Qualité ?
  • Principes architecturaux, aspects locaux, design ?
  • Accueil pour tous : accueillir de manière confortable et efficace tous les types de public (français ou étrangers, familles, enfants, personnes souffrant de déficiences, personnes âgées, femmes enceintes,…) ?
  • Développement durable : construction écologique, chauffage, circulation de l’air, choix des matériaux, choix des entreprises,… ?
  • Ergonomie : déplacements, équipements de bureau et de stockage ?
  • Numérique ?

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Etape 5 : Hiérarchiser

Hiérarchisez, il ne sera sans doute pas possible de tout faire, mais gardez en tête les objectifs principaux. En fonction des contraintes (espaces, financement,…), quelles sont les fonctions les plus importantes ? les objectifs à atteindre ?

Etape 6 : Passer à la définition du programme

Une fois le projet défini, il est temps de passer au programme. Le programme est la traduction technique du projet (voir fiche Programme).  

Avec qui et comment faire son projet ?

1/ Impliquer l’ensemble des parties prenantes et les différents types de clients

  • Le propriétaire des locaux (il s’agit souvent la collectivité de tutelle)
  • Les opérateurs du tourisme
  • L’UDOTSI
  • Le CAUE, le Département, l’ ADRT Nord
  • Demander l’avis  des habitants et  des clients
  • Si possible, discuter avec un professionnel de l’aménagement (architecte, programmiste,..)

2/ Faire valider les besoins et les services avec les espaces et leur fonction 

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